Huit informations suffisent à chiffrer une réception.
Un devis de traiteur n’est pas un tarif appliqué à un nombre de couverts. Il dépend de l’heure de fin, de l’équipement du lieu et du format du service. Voici ce que nous demandons, et pourquoi.
Si une information vous manque, dites-le : nous chiffrons quand même, en indiquant clairement l’hypothèse retenue. Un devis avec une hypothèse écrite vaut mieux qu’une attente de trois semaines.
La date
01Et une date de repli si vous en avez une. Les samedis de mai à septembre partent tôt ; une date de semaine se négocie mieux et coûte moins cher en personnel.
Le lieu
02L’adresse exacte, ou la mention « pas encore choisi ». La distance depuis l’atelier et l’équipement du lieu pèsent plus sur le prix final que le menu lui-même.
Le nombre
03Une fourchette suffit à ce stade. Comptez les enfants à part : ils changent le service, pas seulement la quantité.
Le format
04Assis, debout, ou les deux à la suite. C’est ce qui détermine le nombre de serveurs, donc la moitié du coût de la soirée.
Les horaires
05L’heure d’accueil, l’heure à laquelle vous voulez passer à table, et surtout l’heure de fin imposée par le lieu. Une fin à une heure du matin et une fin à quatre heures ne se chiffrent pas de la même façon.
Les régimes
06Allergies, intolérances, régimes végétariens ou confessionnels, même approximatifs. Ils se confirment à J-7, mais ils s’anticipent dès le devis.
Ce qu’il y a sur place
07Cuisine ou pas, prises de forte puissance, point d’eau, mobilier, vaisselle, local de stockage. Si vous ne savez pas, écrivez-le : c’est précisément ce que le repérage sert à établir, et nous ne facturons pas ce déplacement.
L’enveloppe
08Un budget par personne ou un montant global. Ce n’est pas une question indiscrète : c’est ce qui nous évite de vous proposer un banquet quand un cocktail dînatoire répondait au besoin.
Trois pièces jointes valent une semaine d’échanges.
- Le plan de la salle, même dessiné à main levée, avec les portes et les prises.
- Le contrat du lieu, ou sa page de contraintes : horaires, nuisances, accès, obligations de nettoyage.
- Quelques photos de l’accès, de la salle et de l’office s’il y en a un.
Fig. 1 Proposition de saison, dégustation à l’atelier
Ce qui se passe après votre message.
- Sous trois jours ouvrés — une réponse, avec une estimation par personne et la disponibilité de la date.
- Sous deux semaines — le repérage du lieu, sur créneau convenu ensemble.
- À J-30 — le devis définitif et le plan de service heure par heure, à signer.
- À J-7 — le nombre définitif de convives et la liste des régimes.
Aucun engagement avant la signature.
- Le devis est gratuit et sans obligation, quelle que soit sa complexité.
- Aucun acompte n’est demandé avant qu’un devis soit signé des deux côtés.
- Aucun frais de dossier, aucun frais de déplacement pour le repérage.
- La date n’est bloquée qu’à réception de l’acompte : tant qu’il n’est pas versé, elle reste ouverte à d’autres demandes, et nous vous prévenons si quelqu’un la demande.
Par écrit, de préférence.
Un courriel qui reprend les huit points ci-dessus obtient une réponse chiffrée plus vite qu’un appel. Le téléphone reste utile pour ce qui se raconte mal par écrit : l’ambiance voulue, les contraintes familiales, ce qui s’est mal passé la dernière fois.
- Courriel — contact@saveurs-receptions.example
- Téléphone — 00 00 00 00 00, du lundi au vendredi de 9 h à 18 h.
- Atelier — visite sur rendez-vous, en dehors des jours de production.